DESDE ACCESS
Importar datos de un archivo de texto
Si su objetivo es guardar algunos o todos los datos que están en un archivo de texto en una base de datos de Access, debe importar el contenido del archivo a una nueva tabla o anexar los datos a una tabla existente. Puede ver y editar los datos importados; los cambios que realiza en los datos no afectan al archivo de origen.Durante la operación de importación, puede especificar cómo está organizado el archivo de origen y si desea crear una tabla nueva o anexar los datos a una tabla existente.
Sugerencia Si no está familiarizado con las tablas o con cómo está estructurada una base de datos, vea los artículos Crear tablas en una base de datos o Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Al final de la operación de importación, puede elegir guardar la información de la operación de importación como especificación. Una especificación de importación le ayuda a repetir la operación posteriormente sin necesidad de examinar el Asistente para importación de texto cada vez.
Escenarios comunes para la importación de un archivo de texto a Access
En general, se suelen importar datos de texto a Access por los siguientes motivos:- Algunos de sus datos tienen un formato no reconocido por Access y desea usar estos datos en una de sus bases de datos. Puede exportar primero los datos de origen como archivo de texto e importar luego el contenido del archivo de texto a una tabla de Access.
- Utiliza Access para administrar sus datos pero recibe con regularidad datos en formato de texto de los usuarios de un programa diferente. Importa los datos a intervalos regulares, y desea agilizar el proceso de importación para ahorrar tiempo y esfuerzo.
Nota Cuando abre un archivo de texto en Access (haga clic en el botón Microsoft Office
, en Abrir y, en el cuadro de diálogo Abrir, cambie el cuadro de lista Archivos de tipo a Todos los archivos y seleccione luego su archivo de texto). Access inicia el Asistente para vinculación de texto que permite crear un vínculo al archivo de texto en lugar de importar su contenido. Vincular a un archivo es distinto de importar su contenido. Para obtener más información acerca de la vinculación, vea la sección Vincular a un archivo de texto, posteriormente en este artículo.
, en Abrir y, en el cuadro de diálogo Abrir, cambie el cuadro de lista Archivos de tipo a Todos los archivos y seleccione luego su archivo de texto). Access inicia el Asistente para vinculación de texto que permite crear un vínculo al archivo de texto en lugar de importar su contenido. Vincular a un archivo es distinto de importar su contenido. Para obtener más información acerca de la vinculación, vea la sección Vincular a un archivo de texto, posteriormente en este artículo.Preparar el archivo de origen
- Abra el archivo de origen en un editor de textos como Bloc de notas.
Nota Puede importar sólo un archivo durante una operación de importación. Para importar varios archivos, repita la operación de importación para cada archivo.
- Revise el contenido del archivo de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Delimitado o ancho fijo | Asegúrese de que el archivo sigue uno de los formatos de forma coherente. Si el archivo está delimitado, identifique el delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro. |
| Cualificadores de texto | Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo que se encuentran entre comillas simples o dobles, tal como se muestra aquí:
Asegúrese de que se utiliza el mismo cualificador de texto en todo el archivo y de que se incluyen sólo valores de texto dentro de un par de cualificadores. |
| Número de campos | El número de campos de origen no debe superar 255, Access no puede admitir más de 255 campos en una tabla. |
| Omitir registros y valores | Si sólo le interesa una parte del archivo de texto, edite el archivo de origen antes de iniciar la operación de importación. No puede omitir registros durante la operación de importación. Si agrega datos a una tabla nueva, puede omitir algunos campos pero esta opción no está disponible si anexa el contenido a una tabla existente. Cuando anexa datos a una tabla existente, la estructura de los datos de origen debe coincidir con la estructura de la tabla de destino. Es decir, los datos de origen deben tener el mismo número de columnas que la tabla de destino y los tipos de datos de los datos de origen deben coincidir con los tipos de datos de la tabla de destino. |
| Líneas y campos en blanco | Elimine todas las líneas en blanco innecesarias del archivo. Si hay campos en blanco, intente agregar los datos que faltan. Si prevé anexar los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo correspondiente de la tabla acepte valores nulos. Un campo aceptará valores nulos si la propiedad del campo Requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) no impide los valores nulos. |
| Caracteres extraños | Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro. |
| Tipos de datos | Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada campo de origen contiene en el mismo tipo de datos en cada línea. Access examina las 25 primeras líneas de un archivo para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Se recomienda comprobar que las 25 primeras filas de origen no combinen valores de distintos tipos de datos en ninguno de los campos. Asegúrese igualmente de que los valores no textuales que se van a tratar como valores de texto se incluyen entre comillas simples o dobles. Si el archivo de origen contiene valores combinados en las filas que siguen a la fila número 25, la operación de importación puede omitirlos o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener información sobre solución de problemas, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, posteriormente en este artículo. |
| Nombres de campos | Para archivos de texto delimitados si el archivo no incluye los nombres de los campos, es una buena costumbre ponerlos en la primera fila. Durante la operación de importación, puede especificar que Access trate los valores de la primera fila como nombres de campo. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no le ofrece la posibilidad de utilizar los valores de la primera fila como nombres de campo. Nota Cuando anexa un archivo de texto delimitado a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna coincida exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna es diferente del nombre del campo correspondiente en la tabla, la operación de importación no se ejecuta correctamente. Para buscar los nombres de los campos, abra la tabla de destino en la vista Diseño. |
- Cierre el archivo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede producir errores de conversión de datos durante la operación de importación.
Iniciar el proceso de importación en Access
- Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados.
Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.
¿Cómo puedo crear una base de datos en blanco?Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
y, a continuación, haga clic en Nuevo.- Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente.
- Crear una tabla nueva Si elige guardar los datos en una tabla nueva, Access crea una tabla y le agrega los datos importados. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.
- Anexar a una tabla existente Si está agregando los datos a una tabla existente, el proceso de importación anexa los datos a la tabla especificada.
Cuando procesa, recuerde que la mayor parte de las operaciones de anexión se realizan incorrectamente porque los datos de origen no coinciden con la configuración de la estructura y de los campos de la tabla de destino. Para evitar esto, abra la tabla en la vista Diseño y revise lo siguiente:
- Primera fila Si la primera fila del archivo de texto de origen no contiene nombres de campo, asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna coincide con los del campo correspondiente de la tabla. Para archivos de texto delimitado, si la primera fila contiene encabezados de columna, no es necesario que coincidan el orden de columnas y campos pero el nombre y el tipo de datos debe coincidir exactamente con los del campo correspondiente. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no le ofrece la posibilidad de utilizar los valores de la primera fila como nombres de campo.
- Campos que faltan o campos adicionales Si uno o varios campos no están en la tabla de destino, agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No obstante, si la tabla de destino contiene campos que no existen en el archivo de origen, no es necesario que los elimine de la tabla siempre que acepten valores nulos.
Sugerencia Un campo aceptará valores nulos si la propiedad del campo Requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) no impide los valores nulos.
- Clave principal Si la tabla contiene un campo de clave principal, el archivo de origen debe tener una columna que contiene valores compatibles con el campo de clave principal. Además, los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje de error. Debe editar los datos de origen para que contengan valores de clave única e iniciar luego la operación de importación de nuevo.
- Campos indizados Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla está establecida en Sí (Sin duplicados), la columna correspondiente en el archivo de texto de origen debe contener valores únicos.
- En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Archivo de texto.
Nota Los comandos Importar están disponibles sólo cuando está abierta una base de datos.
- En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, en el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo de origen.
- Especifique cómo desea guardar los datos importados.
- Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.
- Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y, a continuación, una tabla en la lista desplegable.
Nota Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, vea la sección Vincular a un archivo de texto posteriormente en este artículo.
- Haga clic en Aceptar.
Access examina el contenido del archivo y recomienda cómo se debe organizar el archivo. Si el archivo utiliza un delimitador para separar los campos, asegúrese de que la opción Delimitado esté seleccionada. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, compruebe que la opción Ancho fijo esté seleccionada. Si no tiene claro sobre si el archivo tiene campos de ancho fijo o delimitados, vea la sección Preparar el archivo de origen, que aparece anteriormente.
Nota Si el archivo de texto de origen contiene tabulaciones u otros caracteres especiales, éstos se representan en el Asistente para importación de texto como pequeños cuadros entre las columnas de datos.
- Haga clic en Siguiente.
La información mostrada por el Asistente depende de si selecciona la opción Delimitado o Ancho fijo.
Seleccione o especifique el carácter que delimita los valores de campo. Si el archivo utiliza un cualificador de texto, en el cuadro Cualificador de texto, seleccione comillas dobles (") o simples ('). Si la primera fila del archivo de origen contiene nombres de campos, active la casilla de verificación Primera fila contiene nombres de campos. A continuación, haga clic en Siguiente.
El Asistente muestra el contenido del archivo. Si Access detecta una estructura de columnas en los datos, coloca líneas verticales en los datos para separar los campos. Revise la estructura sugerida por el Asistente y, si es necesario, siga las instrucciones de la página del Asistente para agregar, borrar o ajustar las líneas. A continuación, haga clic en Siguiente.
- Si ha elegido anexar los datos, vaya al paso 12. Si está importando los datos a una nueva tabla, haga clic en Siguiente. Entonces, debe revisar las propiedades de campo mostradas en el Asistente.
Nota La página del asistente en la que puede especificar información sobre los campos que está importando no estará visible si está anexando registros a una tabla existente.
- Haga clic en una columna en la mitad inferior de la página del asistente para ver las propiedades del campo correspondiente. Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.
Access revisa las 25 primeras filas de cada columna y sugiere el tipo de datos predeterminado para el campo correspondiente. Si hay diferentes tipos de valores, como valores de texto y numéricos, en las 25 primeras filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que sea compatible con todos o la mayor parte de los valores de la columna: suele ser a menudo el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos diferente, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos elegido se omiten o se convierten incorrectamente. Para obtener más información sobre cómo corregir valores que faltan o incorrectos, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, posteriormente en este artículo.
- Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí. Para omitir totalmente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar). A continuación, haga clic en Siguiente.
- Si se agregan registros a una tabla nueva, el Asistente le pide que especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con identificadores únicos, comenzando por 1. Haga clic en Siguiente.
Nota La página del asistente en la que puede especificar información sobre los campos que está importando no estará visible si está anexando registros a una tabla existente.
- Access muestra la página final del Asistente. Si está importando registros a una tabla nueva, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, un mensaje le pregunta si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar o en No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino.
El botón Avanzadas del Asistente para importación de texto le permite crear o abrir una especificación de importación en el formato utilizado por versiones anteriores de Access. A menos que tenga especificaciones de importación de versiones anteriores de Access que desee utilizar en Office Access 2007, recomendamos no utilizar el botón Avanzadas. En su lugar, si desea guardar la información de esta operación de importación, debe hacerlo siguiendo los pasos del 13 al 20. Las especificaciones de importación creadas en versiones anteriores de Access no son compatibles con las creadas en Office Access 2007.
- Haga clic en Finalizar para importar los datos.
Access intenta importar los datos. Si se importa algún dato, el Asistente muestra un cuadro de diálogo que le indica el estado de la operación de importación. Por el contrario, si la operación se realiza de forma totalmente incorrecta, Access muestra el mensaje de error Error al intentar importar el archivo.
- Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos. Compare los datos de la tabla con el archivo de origen y asegúrese de que los datos que aparecen sean correctos.
Guardar la configuración de importación como una especificación
- En la última página del Asistente para importación de texto, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación.
Aparece un conjunto de controles adicionales.
- En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.
- Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
- Haga clic en Guardar importación.
O bien,
Para ejecutar la operación de importación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente), active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook y luego haga clic en Guardar importación. De este modo, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 que le permitirá ejecutar la especificación en el futuro.
Si no crea una tarea de Office Outlook 2007, Access guarda la especificación. Si elige crear una tarea de Outlook, Access muestra el cuadro de diálogo Importación nombre Tarea. Vaya a los pasos siguientes para obtener información sobre el uso de este cuadro de diálogo.Nota Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error al hacer clic en Guardar importación. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.
Crear una tarea de Outlook
- En el cuadro de diálogo Importar tarea nombre de Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos:
Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
Ejecutar una tarea guardada
- En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.
- En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación
. - Abra la tabla y revise el contenido.
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Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada
Si ve el mensaje Error al intentar importar el archivo, la operación de importación se ha realizado de forma totalmente incorrecta. Por el contrario, si la operación de importación muestra la página que le solicita que guarde la información de la operación, la operación ha podido importar todos o parte de los datos. El mensaje de estado también menciona el nombre de la tabla del registro de errores que contiene la descripción de cualquier error producido durante la operación de importación.Es importante tener en cuenta que incluso si el mensaje de estado indica una operación correcta, debe revisar el contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo es correcto antes de empezar a utilizar la tabla.
Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos para ver si todos los datos se agregaron a la tabla correctamente. Debe abrir la tabla en la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otros valores de propiedades de los campos.
En la tabla siguiente se describen los pasos que puede ejecutar para corregir valores que faltan o son incorrectos.
Sugerencia Al solucionar problemas, si ve que faltan sólo algunos valores, puede agregarlos directamente a la tabla en la vista Hoja de datos. Por otra parte, si ve que faltan columnas enteras o un gran número de valores o que no se han importado correctamente, corrija el problema en el archivo de origen. Una vez corregidos todos los problemas conocidos, repita la operación de importación.
| Problema | Resolución |
|---|---|
| Valores - 1 o 0 | Si el archivo de origen incluye un campo que contiene sólo valores Verdadero o Falso, o sólo valores Sí o No, y ha seleccionado Sí/No como tipo de datos para el campo, verá -1 y 0 en la tabla. Abra la tabla en la vista Diseño y establezca la propiedad Formato en Verdadero/Falso o Sí/No. |
| Campos multivalor | Access no admite la importación de varios valores en un campo. La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto, separado por signos de punto y coma. |
| Datos truncados | Si los datos aparecen truncados en una columna, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si aumentar el ancho no resuelve el problema, es posible que la causa sea que el tipo de datos de un campo numérico esté establecido en Entero largo cuando debería estar establecido en Doble. |
| Datos que faltan en una clave principal o en campos indizados | Los registros que está importando pueden contener valores duplicados que no se pueden guardar en el campo de clave principal de la tabla de destino o en un campo que tiene la propiedad Indizado establecida en Sí (Sin duplicados) en una base de datos de Access. Elimine los valores duplicados en el archivo de origen e intente importar de nuevo. |
| Valores nulos | Cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos, es posible que vea algunos campos en blanco. Siga el procedimiento que se describe a continuación para minimizar o eliminar las instancias de valores nulos en la tabla:
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